Gumihotel nyilvántartás: rend a polcon, tervezhető szezon

Miért éri meg a gumihotel, és miért fáj, ha rendetlen

A gumitárolás az egyik legjobb kiegészítő szolgáltatás egy műhelyben. Rendszeres bevételt hoz kevés munkával, és ami ennél is fontosabb: az ügyfél évente kétszer biztosan visszajön, mert a gumija a szervizben van. Ilyenkor szóba kerül az átvizsgálás, a fékbetét, az ablaktörlő, a futómű beállítás is.

A gond akkor kezdődik, amikor a polcokon már nem száz, hanem háromszáz garnitúra áll, és a nyilvántartás egy füzet, néhány cetli a gumikon és a tulajdonos emlékezete. Szezonban jön az ügyfél, a gumit pedig nem találják, vagy rossz garnitúrát hoznak elő, vagy kiderül, hogy a tavaly betett gumi kopott, és ezt senki nem jelezte előre. Egy elkevert garnitúra egy elégedetlen ügyfél, egy elveszett garnitúra pedig kártérítés.

Mit rögzítsen garnitúránként

A jó nyilvántartás garnitúránként egy lap, amelyen minden szerepel, ami a kiadáshoz, a felszereléshez és az ügyfél tájékoztatásához kell:

• rendszám és autótípus, mert az ügyfél a rendszámot mondja, nem a nevét;
• a tulajdonos neve és elérhetősége, telefonszám és ha kéri, e-mail;
• méret, márka, típus és sebesség index, például 205/55 R16 91H;
• téli, nyári vagy négyévszakos, és a jelölés az oldalfalon;
• gyártási hét és év a DOT kódból, mert a régi gumit cserére érdemes javasolni;
• profilmélység kerekenként, milliméterben, a beszállításkor mérve;
• felnivel vagy anélkül, a felni típusa, csavarok és kupakok;
• sérülések, például oldalfali hólyag vagy javított defekt, fényképpel;
• polchely, például „B sor, 3. polc, 12. hely”;
• beszállítás dátuma és a következő esedékes csere.

Ez elsőre soknak tűnik, de a beszállításkor 2 perc alatt felvehető, és a következő szezonban percekben mérhető időt spórol meg garnitúránként.

A profilmélység: mit ír elő a jogszabály

A közúti járművek forgalomba helyezésének és forgalomban tartásának műszaki feltételeiről szóló 6/1990. (IV. 12.) KöHÉM rendelet 36. § (4) bekezdése szerint személyautón (M1 kategória), kishaszongépjárművön (N1) és könnyű pótkocsin (O1, O2) csak olyan gumiabroncs használható, amelyen a futófelület mintázatának magassága a teljes felületen eléri az 1,6 millimétert, a gumiabroncs átmérőjétől függetlenül. Ugyanez a bekezdés tiltja a bordázat utólagos mélyítését, kivéve ha a gyártó az utánvágást engedélyezi és ezt a gumiabroncson feltüntette, valamint a szögbetétes gumiabroncs használatát. Az uniós minimumot a 89/459/EGK irányelv rögzíti.

A rendelet fogalommeghatározása szerint téli gumiabroncs az, amelyet a téli körülményekhez terveztek, a gyártó az oldalfalon téli jelöléssel látott el (például M+S, Winter felirat, hópihe vagy háromágú hegycsúcs ábra), és amelynek mintázatmélysége meghaladja a 4 millimétert. Egy 3,5 milliméteres téli gumi tehát a jogszabály szerint már nem téli gumi, még ha az oldalfala annak is mondja.

Ezért fontos, hogy a profilmélységet a beszállításkor mérje, és a nyilvántartásban rögzítse. Ha egy téli garnitúra tavasszal 4,5 milliméteres, ősszel már jó eséllyel cserét kell javasolni. Ezt az ügyfél sokkal szívesebben hallja meg a behívó üzenetben, mint a felszereléskor, amikor már nincs ideje gondolkodni.

A tárolás jogilag letét

A gumitárolás a Polgári Törvénykönyv szerint letéti szerződés: a letéteményes, vagyis a szerviz, köteles a rábízott dolgot megőrizni és a letevőnek visszaadni. A részletes szabályokat a Ptk. Hatodik Könyvének a letéti szerződésről szóló rendelkezései tartalmazzák. A gyakorlati következmény: ha egy garnitúra elveszik vagy megsérül a tárolás alatt, azért a szerviz felel.

Ezért adjon minden beszállításkor írásos átvételi elismervényt, amelyen szerepel a garnitúra leírása, az állapota, a profilmélység és a tárolási feltételek: díj, időtartam, mi történik, ha az ügyfél nem viszi el. A felszereléskor az ügyfél aláírásával vagy elektronikus visszaigazolással zárja le a tételt. Az elismervény a viták 90 százalékát megelőzi.

A polc rendje

A legjobb nyilvántartás is semmit sem ér, ha a polc nem követi. Néhány egyszerű szabály:

• Fix helyazonosítók. Minden polchelynek legyen egyedi kódja, és ez legyen kint a polcon is, jól olvashatóan.
• Címke a garnitúrán. Rendszám és helykód, vízálló címkén, minden keréken.
• A hely a rendszerben, nem a fejben. Ha egy garnitúrát áttesznek, a hely a nyilvántartásban is változzon.
• Szezonális rendezés. A tárolt téli gumik ősszel elöl legyenek, a nyáriak tavasszal, hogy a csúcsban ne kelljen pakolni.
• Kiadás előtt ellenőrzés. A rendszám a címkén egyezzen a munkalappal, mielőtt a gumi lekerül a polcról.

Szezonális behívás: hullámokban, nem egyszerre

A gumiszezon legnagyobb ellensége a hirtelen roham. Az első hideg reggelen mindenki egyszerre telefonál, a műhely pedig nem tud egy nap alatt háromszáz garnitúrát cserélni. A megoldás az, hogy a szerviz kezdeményez, nem az időjárás.

1. 2-3 héttel a várható szezon előtt üzenet a tárolt gumik tulajdonosainak, foglalási linkkel.
2. Hullámok: először a régi törzsügyfelek, néhány nappal később a többiek, hogy a naptár egyenletesen teljen.
3. Csere javaslat: akinek a profilmélysége a határ közelében van, az üzenetben kapja meg, hogy cserét javasol, és kérhet árajánlatot.
4. Emlékeztető a foglalt időpont előtt egy nappal.
5. Utánkövetés: aki 2 hét alatt nem foglalt, kap még egy rövid üzenetet.

Ez a behívás a tárolási szerződéshez kapcsolódik, mert az ügyfél gumija a szervizben van, és vissza kell kapnia. Ha az üzenet akciót vagy új gumi vásárlására vonatkozó ajánlatot is tartalmaz, az reklám, és a Grt. 6. §-a szerint csak előzetes hozzájárulással küldhető. A tiszta megoldás, ha a behívó csak a cserét és a foglalást tartalmazza, a csere javaslat pedig a mért adatokra hivatkozik, nem akcióra.

Díjak és feltételek, amelyeket érdemes leírni

A gumihotel árazása szervizenként eltér, de néhány kérdést mindenképp érdemes előre, írásban rendezni, hogy szezonban ne a pultnál kelljen vitatkozni.

• Mit tartalmaz a díj. Csak a tárolást, vagy a mosást, a kiegyensúlyozást és a szelep ellenőrzését is.
• Mennyi időre szól. Egy szezonra vagy egy évre, és mi történik, ha az ügyfél a szezon végén nem viszi el a garnitúrát.
• Mi a teendő a sérült vagy elhasználódott gumival. Ha a profilmélység a határ alá kerül, a szerviz értesíti az ügyfelet, és csak az ő hozzájárulásával szereli fel vagy cseréli.
• Ki viszi el és mikor. Ha az ügyfél nem jelentkezik, hány értesítés után és milyen határidővel kezdeményezhet a szerviz további lépést.

Ezeket egyszer kell jól megírni, és az átvételi elismervény hátoldalán vagy a foglalási visszaigazolásban mindig ott lehetnek. Az átlátható feltétel a tisztességes ügyfélnek is jobb, mert pontosan tudja, mire számíthat.

Adatvédelem a gumihotelben

A rendszám a tulajdonos nevéhez kapcsolva személyes adat, ezért a gumihotel nyilvántartásra is vonatkozik a GDPR. Az 5. cikk szerint csak a célhoz szükséges adat kezelhető, a 6. cikk szerint jogalappal, ami itt a tárolási szerződés teljesítése. A 13. cikk szerint az ügyfelet tájékoztatni kell, ezt az átvételi elismervényen egy rövid mondattal és egy hivatkozással el lehet intézni. Ha az ügyfél elviszi a gumiját és nem tárol tovább, az adatait a számviteli kötelezettségeken túl nem kell tovább őrizni.

Mit tesz ebben a SzervizAI

A gumihotel modul garnitúránként rögzíti a rendszámot, a méretet, a gyártási időt, a profilmélységet kerekenként és a polchelyet, és összeköti az ügyfél és jármű CRM adataival. Szezon előtt az automatizáció hullámokban küldi a behívót, a határ közeli profilmélységnél cserét javasol, és az ügyfél az online foglalással maga választ időpontot a gumizó állásra.

A meglévő füzetet vagy táblázatot én viszem át a rendszerbe, a polckódokat a műhely rendjéhez igazítom. Ha szeretné, hogy a következő szezon már tervezhető legyen, írjon nekem.