Mit csinál egy virtuális titkárnő egy autószervizben?
Azt, amit egy jó irodai munkatárs csinálna, ha a szerviz megengedhetné magának. Felveszi a telefont, és a szerviz adataiból válaszol a nyitvatartásra, a fix árakra, a csereautóra és a műszaki vizsgára. Időpontot foglal a műhelynaptárba, munka és állás szerint. Visszaigazolja a foglalást SMS-ben vagy e-mailben, és előző nap emlékeztet. Ha elkészült az autó, szól az ügyfélnek, az összeggel és a nyitvatartással. Ha a műhely árajánlatot ad, elküldi linkben jóváhagyásra, és a döntést visszaírja a munkalapra.
Közben mindent rögzít a rendszám szerinti járműlapon: ki hívott, mit kért, mi lett a foglalás, mit hagyott jóvá az ügyfél. Este nem a szerelőnek kell visszahívnia a délután keresőket, mert a hívások már le vannak zárva, és ami nem zárult le, az feladatként vár a CRM-ben.
Miben más, mint egy valódi titkárnő?
Egy valódi titkárnő bére, járuléka és helye egy kis műhelynek sokszor nem fér bele, és ha mégis van, ő is szabadságra megy, ebédel, és este hazamegy. A virtuális titkárnő 0-24 dolgozik, egyszerre több hívást is fogad, és nem felejt el visszahívni senkit. Nem fárad el a szezon közepén, és a tizedik ugyanolyan kérdésre is ugyanolyan türelmesen válaszol.
Amit nem tud, azt is fontos tudni. Nem ismeri fel a hibát a hívó leírásából, és nem talál ki javítási árat. Nem tárgyal, nem ad kedvezményt, és nem dönt a műhely helyett. Ezekben a helyzetekben átkapcsol a műhelyvezetőhöz, vagy visszahívást rögzít. Ha van titkárnő a szervizben, a virtuális titkárnő a rutinfeladatokat veszi át tőle, hogy ő a fontosabb ügyekkel foglalkozhasson.
Hogyan működik az árajánlat jóváhagyása?
Az átvizsgálás után a szerelő átvizsgálási lapon rögzíti, mit talált, zöld, sárga és piros jelöléssel: a zöld rendben van, a sárgára hamarosan figyelni kell, a piros most javítandó. Ebből árajánlat készül, és az ügyfél linket kap SMS-ben vagy e-mailben. A telefonján tételenként jóváhagyja vagy elutasítja a munkát, és a döntés rögtön a CRM kártyára kerül, a szerviz pedig értesítést kap.
Nem kell telefonon egyeztetni, nem kell visszahívásra várni, és utólag is pontosan látszik, mit hagyott jóvá az ügyfél. Ez a félreértéseket is csökkenti: nincs olyan, hogy az ügyfél azt mondja, ő nem kérte a fékbetét cserét. A bemutatón kipróbálhatja, hogyan néz ki az ügyfél oldaláról.
Hogyan hozza vissza a régi ügyfeleket?
A rendszer figyeli a műszaki vizsga lejáratát, a legutóbbi szerviz dátumát és kilométerállását, és a gumiszezont. Amikor valamelyik esedékes, magától üzenetet küld az ügyfélnek egy foglalási linkkel: esedékes a szerviz, lejár a műszaki vizsga, itt az idő a gumicserére. A rég nem járt ügyfeleket külön is megkeresi, és ha a szerviz engedélyezi, telefonon is visszahívja őket.
Ez a reaktiválás. A legtöbb szervizben ez ma sehogy nem történik, vagy csak akkor, ha valaki ráér egy táblázatból kikeresni a neveket. Pedig a régi ügyfél a legolcsóbb ügyfél: már ismeri a szervizt, és csak egy emlékeztető kell, hogy visszajöjjön. Az automatizáció bemutatón a Rég nem járt indítással láthatja, hogyan működik.
Mi kerül a rendszerbe a hívásokból?
Minden hívásból összefoglaló lesz, a rendszám szerinti járműlapra kerülve. Ha az ügyfél korábban már járt a szervizben, a recepciós felismeri a telefonszámáról, és a járműlap alapján tudja, milyen autóval jár. Az új ügyfélnek új lap nyílik. A munkalap, az árajánlat, a gumihotel tételei és az összes korábbi munka ugyanitt van, így a szerviz egy helyen látja az ügyfél teljes történetét.
Az ügyfélportálon a teljes hívásnapló és az átiratok is visszanézhetők, hetente pedig jelentést kap a fogadott hívásokról, a munkaidőn kívüli hívásokról és a foglalások forrásáról.
Hogyan kezeli a foglalási előleget?
Nagyobb munkáknál, például vezérműszíj cserénél vagy egy hosszabb futómű javításnál, a szerviz kérhet foglalási előleget. Az ügyfél a foglaláskor bankkártyával kifizeti, a fizetési szolgáltató felületén, így a kártyaadat soha nem kerül a SzervizAI-hoz. Ha az ügyfél nem jön el, az előleg a szervizé, a lemondási szabályt a szerviz adja meg. Ha eljön, az előleg levonódik a számlából.
Ez különösen ott hasznos, ahol egy meg nem jelenés egy fél napra leköt egy állást. Az előleg miatt az ügyfél komolyabban veszi a foglalást, a szerviz pedig nem marad munka nélkül. A bemutatón kipróbálhatja, mit lát az ügyfél.
Mi történik a munkaidőn kívüli hívásokkal?
Ugyanaz, mint napközben. Este, hétvégén és ünnepnapon is felveszi a telefont, válaszol, foglal, és a hívásról összefoglalót küld. Reggel a műhely egy napi összesítőt kap e-mailben: kik hívtak éjszaka, mit foglaltak, és mi az, amire vissza kell hívni. Így a nap nem a hangposta visszahallgatásával kezdődik.
Tudja az ügyfél, hogy géppel beszél?
Igen. A virtuális titkárnő természetes magyar hangon beszél, de a hívás elején és a chat első üzenetében megmondja, hogy a szerviz digitális asszisztense. Ez tisztességes az ügyféllel, és az EU mesterséges intelligencia rendelete is előírja. Ha az ügyfél emberrel szeretne beszélni, egy kérés elég, és átkapcsol vagy visszahívást rögzít.
Kiváltja a mostani programokat?
Igen. Minden egy helyen: kiváltja a szervizprogramot, nem kell több helyre fizetnie. Ügyfél- és járműnyilvántartás rendszám szerint, munkalap, árajánlat linkes jóváhagyással, átvizsgálási lap, gumihotel, naptár, emlékeztetők, számlázás Számlázz.hu vagy Billingo kapcsolattal, foglalási előleg, riportok, telefon és chat egy helyen. Az adatait átköltöztetem a régi programból (Excel/CSV export alapján), díjmentesen.
Az alkatrész nagykereskedők webáruháza külső szolgáltatás, az alkatrészt továbbra is ott rendeli meg. Minden más, ami ma a füzetben, a táblázatban, a szervizprogramban és a telefonban van, egy rendszerbe kerül.
Mennyibe kerül egy virtuális titkárnő autószerviznek?
A telefonos recepciós önállóan a Recepciós Start modullal indul: havi 34 900 Ft (ÁFA-mentes), havi 150 hívásperccel, beépítési díj nélkül, 7 napos ingyenes próbával, éves fizetésnél 349 000 Ft. Ha a chatbot és az online foglalás is kell, az Alap csomag havi 49 900 Ft (ÁFA-mentes), 100 perccel, 49 000 Ft beépítési díjjal. A teljes rendszer, CRM-mel, munkalappal, gumihotellel és automatizációval, a Műhely csomag: havi 99 900 Ft (ÁFA-mentes), 500 perccel. A kereten felüli perc 130 Ft. Minden ár az Árak oldalon van, a saját számaival pedig a megtérülés kalkulátor számol.
Ha csak a telefon a gond, a Recepciós Start modullal is indulhat, beépítési díj nélkül, 7 napos ingyenes próbával, és később bővíthet a teljes csomagra. A próba alatt a szerviz valódi hívásait veszi fel, automatikus terhelés nélkül.
Hogyan indul el?
Egy 30 perces felméréssel. Megbeszélem, hogyan foglal, értesít és adminisztrál ma a műhely, milyen munkákat vállal, és mi az, ami a legtöbb időt viszi el. Ebből leírom, melyik modullal érdemes indulni, és mennyibe kerül. A beállítást én végzem: felviszem a munkákat, az állásokat, a nyitvatartást és a szabályokat, átköltöztetem az adatokat a régi programból, és megírom az üzenetek szövegét a szerviz hangnemében.
Utána egy próbahét következik, amikor Ön és a kollégái kipróbálják, én pedig finomítom, amíg minden úgy működik, ahogy kell. Élesítés után is én tartom karban: ha változik az árlista vagy a nyitvatartás, szól, és átírom.
Megéri egy kis műhelynek?
Ha a szerelő naponta fél órát telefonál és este visszahív, az havonta több mint 10 óra, amit nem szereléssel tölt. Ha ehhez hozzáadja az elveszett hívásokat és a vissza nem jött régi ügyfeleket, a havidíj gyorsan megtérül. A saját számaival a megtérülés kalkulátor számol. Ha a műhelyben mindig van valaki a telefonnál, és az ügyfelek maguktól visszajárnak, nem biztos, hogy megéri. Ezt a felméréskor őszintén megmondom.