Mire való a munkalap
A munkalap első ránézésre adminisztráció, valójában a műhely emlékezete. Ha 3 hónap múlva visszajön az ügyfél azzal, hogy ugyanaz a zaj megint hallatszik, a munkalapból derül ki, mit cseréltek, milyen gyártmányú alkatrészt, és mit mondott az ügyfél az átvételkor. Ha vita van a számlán, a munkalap mutatja meg, mit hagyott jóvá. Ha egy szerelő szabadságon van, a munkalapból látja a kollégája, hol tart a munka.
Jogilag a javítás vállalkozási szerződés: a Ptk. 6:238. § szerint a vállalkozó valamilyen eredmény létrehozására vállal kötelezettséget, a megrendelő pedig díjat fizet. A munkalap ennek a szerződésnek a legkézzelfoghatóbb nyoma. Ha a megrendelő olyan utasítást ad, amely szakmailag nem jó ötlet, például csak a betétet cserélteti a kopott féktárcsa mellé, a Ptk. 6:240. § szerint a vállalkozónak erre figyelmeztetnie kell. Ha a figyelmeztetés a munkalapon szerepel, és az ügyfél aláírta vagy jóváhagyta, később nem kell emlékezetből vitatkozni.
Mi kerüljön a munkalapra
A jó munkalap 4 részből áll: átvétel, diagnózis, elvégzett munka és átadás. Mindegyiknél ugyanaz a kérdés: ha 1 év múlva elő kell venni, minden kiderül-e belőle?
Átvétel
- az ügyfél neve, címe és elérhetősége;
- a jármű adatai: rendszám, alvázszám, gyártmány, típus, évjárat;
- a kilométeróra állása átvételkor;
- az ügyfél panasza a saját szavaival, például „hidegindításnál csattog bal elöl”;
- a megrendelt munka, és hogy az ügyfél mekkora összegig hagyja jóvá előzetesen;
- az átvétel időpontja és a tervezett elkészülés.
Diagnózis és árajánlat
Ide kerül, mit talált a szerelő: a hibakódok, a mért értékek, a kopott alkatrészek. Ha a talált hiba túlmegy az eredeti megrendelésen, ez a pont, ahol árajánlat készül, és az ügyfélnek jóvá kell hagynia. Erről részletesen szól az árajánlat jóváhagyásáról szóló cikk.
Elvégzett munka
- a munkák tételesen, munkadíjjal vagy normaidővel;
- a felhasznált alkatrészek cikkszámmal, gyártóval, mennyiséggel és árral;
- a felhasznált anyagok, például olaj, fékfolyadék, hűtőfolyadék;
- melyik szerelő dolgozott rajta, és mennyi ideig.
Átadás
- a visszaadás időpontja és a kilométeróra állása;
- a kifizetett összeg és a számla száma;
- a szerelő javaslatai a következő alkalomra, például „a hátsó fékbetét 4 mm, fél éven belül csere”.
Mit ír elő a jótállási rendelet
A 249/2004. (VIII. 27.) Korm. rendelet a fogyasztónak végzett egyes javításokra kötelező jótállást ír elő. A Melléklet 4. pontja szerint ide tartozik a személygépkocsik és a motorkerékpárok javítása, karbantartása. A jótállás akkor kötelező, ha a szolgáltatás díja az ÁFA-val és az anyagköltséggel együtt meghaladja a 20 000 forintot. Az időtartama 6 hónap, és az autó átadásával kezdődik.
A rendelet 3. § (2) bekezdése szerint a jótállási jegyen fel kell tüntetni:
- a vállalkozás nevét és címét;
- az elvégzett szolgáltatás megnevezését, a felhasznált alkatrészeket és anyagokat;
- a szolgáltatás díját;
- a fogyasztó jótállásból eredő jogait, azok feltételeit és határidejét, valamint azt, hogy fogyasztói jogvitában a békéltető testülethez is fordulhat;
- a jármű visszaadásának időpontját, és személygépkocsinál, motorkerékpárnál a kilométeróra állását.
Ebből látszik, miért érdemes a munkalapot és a jótállási jegyet egy rendszerből készíteni: a jegy minden adata a munkalapon már ott van. A rendelet 3. § (7) bekezdése szerint a jótállási jegy elektronikusan is átadható, ha az ügyfél nem kér papírt; erre a lehetőségre a jegy átadása előtt fel kell hívni a figyelmét. Ha a jegy elmarad, a 3. § (6) bekezdése szerint a számla vagy a nyugta is bizonyítja a szerződést, a jótállás tehát ettől még él.
Ha az ügyfél jótállási igénnyel jön vissza, a 4. § szerint jegyzőkönyvet kell felvenni, és ha a műhely nem tud azonnal nyilatkozni, 5 munkanapon belül igazolható módon értesítenie kell az ügyfelet. A jegyzőkönyvet 3 évig meg kell őrizni. Az 5/A. § szerint a jótállási kijavításnál a jegyen vagy ahhoz csatolva fel kell tüntetni a bejelentés és az átvétel időpontját, a hiba okát és a kijavítás módját, valamint az átvételkori és a visszaadáskori kilométeróra-állást. Részletesebben a jótállási jegy szócikkben olvashat róla.
Papír, Excel vagy digitális munkalap
A papír munkalap olcsó és mindenki érti, de 3 gyenge pontja van. Nem kereshető: ha az ügyfél azt kérdezi, mikor volt utoljára olajcsere, valakinek elő kell keresnie a dossziét. Nem lehet róla automatikus értesítést küldeni, például szervizemlékeztetőt fél év múlva. És a jótállási jegyet, a számlát, az árajánlatot külön kell kiírni, ugyanazokkal az adatokkal.
Az Excel tábla kereshető, de egy fájlt egyszerre csak egy ember tud rendesen szerkeszteni, a fotók nem férnek bele, és ha a gép elromlik, a mentés gyakran hiányzik. Átmenetnek jó, hosszú távon a legtöbb műhelyben szétesik.
A digitális munkalap rendszám szerint köti össze az autót, az ügyfelet és az összes korábbi munkát. A szerelő tableten vagy telefonon rögzíti, mit talált, fotót csatol a kopott alkatrészről, az iroda pedig ugyanabból az adatból állítja ki az árajánlatot, a jótállási jegyet és a számlát. Ha a program a számlázóhoz is kapcsolódik, a számla a NAV Online Számla rendszerébe is az ott előírt módon jut el.
Hogyan álljon át lépésenként
- Írja le a mostani menetet. Kövessen végig 3 autót az átvételtől a kiadásig, és jegyezze fel, hány helyre kerül ugyanaz az adat: füzet, munkalap, számlázó, telefon.
- Döntse el a kötelező mezőket. Rendszám, kilométeróra, panasz és jóváhagyott keretösszeg nélkül ne lehessen munkalapot nyitni. Ez a 4 mező előzi meg a viták többségét.
- Hozza át a régi adatokat. Az ügyfeleket és az autókat a régi programból vagy Excelből érdemes egyszer átemelni. A régi papír munkalapokat nem kell begépelni: elég, ha a következő látogatáskor az autó már digitálisan kap lapot.
- Állítsa be a sablonokat. A leggyakoribb 10 munkához, mint olajcsere, fékbetét, gumicsere vagy klímatöltés, legyen kész tételsor normaidővel és anyaggal.
- Fusson egy hétig párhuzamosan. Az első héten a papír mellett vezesse a digitálisat is, és a hét végén nézze meg, hol akadt el valaki.
- Kösse be a jótállási jegyet és a számlát. Amikor a munkalap már megbízható, a jegy és a számla adatai onnan jöjjenek, ne kézzel.
Adatvédelem és megőrzés
A munkalapon személyes adat van: név, cím, telefonszám, és a rendszám is az lehet. A GDPR 5. cikke szerint csak annyi adatot kezeljen, amennyi a célhoz kell, és csak addig, amíg kell. A 32. cikk megfelelő biztonságot vár el: jelszó, jogosultságok, mentés. Ha a munkalap egy felhős programban van, a szolgáltató adatfeldolgozó, és vele a 28. cikk szerinti szerződést kell kötni; erről az adatfeldolgozói szerződés szócikk szól.
A megőrzésnél 2 szabályt érdemes ismerni. A számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásnak a számviteli bizonylatokat, így a számlát is, a Számv. tv. 169. § szerint legalább 8 évig meg kell őriznie. A jótállási igényről felvett jegyzőkönyvet pedig 3 évig. Ha a munkalap egy számla alapja, a legegyszerűbb, ha a számlával együtt őrzi meg. A pontos megőrzési rendet a könyvelőjével egyeztesse.
Gyakori hibák
- Hiányzó kilométeróra-állás. Ez az a mező, amelyik a jótállási jegyen kötelező, és a legkönnyebb elfelejteni.
- Szóbeli plusz munka. Ha a pluszt csak telefonon beszélték meg, és nincs rögzítve, a számlánál vita lesz belőle. A Ptk. 6:244. § szerint az utólag megrendelt munka pótmunka, ezért a jóváhagyásnak legyen nyoma.
- „Alkatrész” egy sorban. A jótállási jegyen a felhasznált alkatrészeket fel kell tüntetni; egy összevont sor ezt nem teljesíti.
- A fotó a szerelő telefonjában marad. Ha a fotó a munkalapra kerül, az ügyfél is láthatja, és később is megvan.
Gyakori kérdések
Kötelező-e munkalapot vezetni?
Munkalapot külön jogszabály nem ír elő, de a jótállási jegy, a jótállási igényről felvett jegyzőkönyv és a számla adatai a munkalapról jönnek. A 249/2004. Korm. rendelet szerint a jótállási jegyen fel kell tüntetni az elvégzett munkát, a felhasznált alkatrészeket, a díjat, a visszaadás időpontját és a kilométeróra állását. Munkalap nélkül ezeket nehéz pontosan kiállítani, ezért a gyakorlatban minden rendesen működő szerviz vezet valamilyen munkalapot.
Elég, ha az ügyfél a tableten ír alá?
Az átvételi munkalapot és a keretösszeget az ügyfél a tableten vagy a telefonján is jóváhagyhatja. A lényeg, hogy utólag is látszódjon, ki, mikor és mit hagyott jóvá. A jótállási jegyet a rendelet 3. § (7) bekezdése szerint elektronikusan is át lehet adni, ha az ügyfél nem kér papírt, és erre a lehetőségre előtte felhívta a figyelmét.
Mi legyen a régi papír munkalapokkal?
A régi lapokat nem kell begépelni. Őrizze meg őket a megőrzési idő végéig, a számlával együtt, és amikor egy autó újra bejön, az már digitális lapot kap. Ha egy régi munkára van szükség, a rendszám és a dátum alapján a dossziéban is gyorsan megtalálja. Fél év alatt a rendszeresen visszajáró ügyfelek szinte mind átkerülnek a digitális rendszerbe.
Mennyi ideig tart az átállás?
Egy kis műhelyben a beállítás és a sablonok elkészítése néhány nap, a párhuzamos próbaidőszak egy hét. A legtöbb idő nem a programmal megy el, hanem azzal, hogy a szerelők megszokják: az első napokban érdemes minden reggel röviden átnézni, hol akadt el valaki, és a kötelező mezőket ehhez igazítani.
Mit tesz ebben a SzervizAI
A SzervizAI-ban a munkalap a rendszám szerinti járműlapon nyílik: ott van az ügyfél, a kilométeróra, a műszaki érvényessége és minden korábbi munka. Az átvizsgálás után a szerelő zöld, sárga és piros jelöléssel rögzíti, mit talált, és az ügyfél linken, tételenként hagyja jóvá az árajánlatot; a döntés a munkalapra kerül. A telefonos recepciós által foglalt időpont és a hívás összefoglalója is ugyanide fut, és ha elkészült az autó, az automatizáció értesíti az ügyfelet. A számlát a Számlázz.hu vagy a Billingo kapcsolaton keresztül állítja ki.
A SzervizAI kiváltja a szervizprogramot, nem mellé kell tenni. A régi programból vagy Excelből az adatokat díjmentesen átköltöztetem. Ha szeretné látni, hogyan nézne ki ez a saját műhelyében, nézze meg a bemutató szervizt, vagy írjon nekem.